¿Cuánto cuesta
una app para eventos?

El coste de una app para eventos depende del número de asistentes incluido, de las funciones, de los servicios y de la duración del contrato. Tavata cuesta desde 750 € por evento con la inscripción en Eventilla, o desde 890 € junto a otro sistema de inscripción, para hasta 100 asistentes inscritos, con matchmaking y reuniones 1 a 1 incluidos. El IVA y la inscripción se añaden aparte.

Un precio de partida sirve como referencia para el presupuesto. Tu decisión debería basarse en un presupuesto del evento completo, con el software o las horas de personal que haga falta alrededor de la app.

Especifica las inscripciones previstas, las fechas del evento, el número de días y las funciones que necesitas. Añade el sistema de inscripción que vas a conservar, el número de organizadores que necesitan acceso y tus necesidades de soporte.

Pregunta cuánto costaría si la asistencia sube al siguiente tramo. Un proveedor que cobra por participantes inscritos puede cobrar por personas que nunca abren la app, y otro puede usar una medida distinta. Compara las definiciones además de las cifras.

Si el evento es internacional, pide la moneda del presupuesto, el tratamiento fiscal aplicable y los posibles cargos de pago o de conversión de divisas. Pide a cada proveedor que separe los cargos obligatorios de los servicios opcionales.

La licencia de la app es solo una parte del presupuesto del evento. Reserva una línea para cada uno de los siguientes puntos, aunque la respuesta sea «incluido» o «lo gestiona nuestro equipo».

Para los clientes actuales de Eventilla, la app para eventos de Tavata cuesta desde 750 €. Si además necesitas las invitaciones y la inscripción de ese evento, el paquete con Tavata y Eventilla cuesta desde 1.750 €, IVA no incluido.

El paquete incluye matchmaking y reuniones 1 a 1 reservadas. Describe en el mismo briefing cualquier configuración adicional o ayuda el día del evento, para que el proveedor confirme qué cubre.

Si ya tienes un acuerdo con Eventilla que cubre el evento, usa en tu comparación el coste adicional de la app y revisa el alcance de tu acuerdo actual. Si conservas otro sistema de inscripción, Tavata cuesta desde 890 € para hasta 100 asistentes, y lo que ya pagas por la inscripción sigue formando parte del total.

Para hasta 300 asistentes inscritos, la app para eventos de Tavata cuesta desde 1.250 € cuando la inscripción se gestiona en Eventilla. La inscripción tiene su propio precio: pídelo para el mismo evento y el mismo número de participantes.

El matchmaking y las reuniones 1 a 1 reservadas están incluidos en el precio de Tavata. Si necesitas ayuda para llevar el programa de networking, describe el soporte que esperas el día del evento y pregunta qué cubre. Compara el alcance de ese servicio entre proveedores junto con las funciones de la app.

La página de precios de Tavata detalla los demás tramos de asistentes. Pide el tramo que corresponda si tus inscripciones previstas están cerca de un límite.

Compara el compromiso completo con los mismos tamaños de evento y las mismas funciones comprados por separado. Una cifra mensual puede describir un contrato de 12 meses y no una suscripción que se pueda cancelar después del evento.

Con el precio de licencia más bajo de Tavata, 249 € al mes durante 12 meses suman 2.988 €, IVA no incluido. Cuatro eventos sueltos al precio de partida más bajo, 750 €, sumarían 3.000 €. La diferencia es de solo 12 € y únicamente si esa licencia cubre los mismos eventos, el mismo número de asistentes y las mismas funciones.

Es un cálculo con precios de partida y no una promesa de que la licencia más pequeña sirva para cualquier serie de eventos. Los eventos más grandes necesitan su propio presupuesto. La licencia de Tavata va de 249–1.500 € al mes con una duración de 12 meses, y Eventilla se presupuesta aparte.

Haz una lista de las tareas de tu equipo: preparar contenidos, corregir datos, invitar a los asistentes y ayudar a la gente a acceder al evento. Estima las horas de cada opción con tus propios costes de personal.

Un presupuesto más caro puede compensar si incluye trabajo que tu equipo tendría que hacer de otro modo. Pide al proveedor que demuestre ese trabajo o describa el alcance de su servicio. No des por válida como dato de presupuesto una afirmación genérica sobre el ahorro de tiempo.

Después del evento, puedes dividir el coste real de la app entre el número de usuarios activos o de reuniones confirmadas para entender el uso. Define bien el denominador y compáralo con el resultado que buscabas. Esas cifras describen el uso y no demuestran por sí solas el retorno económico.

Usa un briefing breve con la fecha del evento, el formato, las inscripciones, el sistema de inscripción y las tareas que deben poder hacer los asistentes. Pide un precio por escrito que separe la app para eventos, las opciones necesarias, la configuración y el soporte el día del evento.

Incluye la duración del contrato, el periodo de acceso, la definición del número de asistentes y el precio si ese número cambia. Si el evento puede aplazarse o cancelarse, pide las condiciones correspondientes antes de firmar.

La hoja de evaluación de proveedores (.txt) incluye un modelo de solicitud de presupuesto que puedes adaptar. La guía de selección explica cómo evaluar el producto junto a su precio.