Trenger det lille
arrangementet ditt en app?

Et lite arrangement trenger en app når programmet, det å finne andre deltakere eller forløpet for møter ellers blir vanskelig å styre. Hvis deltakerne bare trenger tid, sted og en enkel agenda, kan påmeldingsprogramvare, en mobilvennlig side og tydelige meldinger holde.

Antall deltakere er et utgangspunkt og ingen fullstendig regel. En workshop med 40 deltakere mellom kjøpere og leverandører kan gi mer planleggingsarbeid enn et foredrag for 200.

På et kort seminar med ett rom og et fast program setter du den viktigste informasjonen i bekreftelsen og på en tilgjengelig arrangementsside. Gjør endringer lette å finne, og gi deltakerne en kontaktperson de kan stille spørsmål til.

Hvis folk allerede kjenner hverandre og ingen trenger avtaler, gir en deltakerliste eller en chat kanskje lite. Bestem hvem som skal vedlikeholde den, og hvorfor deltakerne skulle komme tilbake til den.

Det relevante spørsmålet er hva som blir lettere for deltakerne eller arrangørene når du legger til appen. Skriv det ned før du ber om tilbud.

Tenk deg et frokostmøte med 60 deltakere, én foredragsholder, ett rom og uformell samtale etterpå. Påmelding, en bekreftelse og et tydelig program kan dekke det deltakerne trenger. En app må ha et bestemt tilleggsformål for å forsvare arbeidet.

Tenk deretter på en workshop med 40 deltakere der kjøpere vil møte passende leverandører i seks avtaletider. Deltakerprofiler, relevant søk og en timeplan kan hjelpe folk å forberede seg og redusere den manuelle koordineringen. Det lavere antallet deltakere gjør ikke møteoppgaven enklere.

Dette er illustrerende utforminger av arrangementer og ingen kunderesultater. Bruk ditt faktiske program og deltakernes oppgaver til å avgjøre hvilket som ligger nærmest situasjonen din.

Ta med appen, påmeldingen, eventuelle møtefunksjoner og tiden teamet ditt bruker på å forberede og støtte det hele. Sjekk hva som er inkludert i startprisen og hele avtaleperioden.

For eksisterende kunder av Eventilla koster Tavata fra 750 € for opptil 100 påmeldte deltakere, eller fra 890 € sammen med et annet påmeldingssystem. En pakke med Tavata og invitasjoner og påmelding fra Eventilla koster fra 1 750 €. Matchmaking og booking av 1:1-møter er inkludert i prisen på Tavata. Prisene er eksklusive mva.

Bruk tilbudet for ditt faktiske arrangement til å vurdere verdien. Sett av budsjett til arbeidet teamet ditt gjør, og ikke bare til programvaren. Kostnadsguiden forklarer sammenligningen.

List opp hvem som skal forberede programmet, kontrollere profiler, sende instruksjoner og svare på spørsmål om tilgang. Be leverandøren vise arrangøren din hvordan oppgavene gjøres før du anslår tiden som trengs.

Planlegg én tydelig grunn til at en deltaker skal åpne appen. Det kan være å velge en økt eller å avtale en relevant samtale. Forklar handlingen i invitasjonen, og gi folk god tid til å gjøre den før arrangementet.

Sett et mål som henger sammen med formålet: deltakere som fant øktene sine, godtatte møter eller samtaler som er bekreftet gjennomført. Et antall installasjoner alene forteller ikke om arrangementet ble mer nyttig.

Hvis du vurderer en gratis plan, en prøveperiode eller et rimelig verktøy for arrangementer, leser du vilkårene for størrelsen og datoene på ditt faktiske arrangement. Sjekk om prisen endrer seg når du inviterer deltakere, slår på møter eller holder tilgangen åpen etterpå.

Bekreft hva som er synlig av deltakerinformasjon, hvilken støtte som finnes, og om du kan eksportere postene du trenger. Et verktøy kan være riktig selv med et begrenset utvalg funksjoner, så lenge begrensningene passer arrangementet ditt.

Sjekk også om påmeldingsprogramvaren eller medlemsprogramvaren dere har fra før, allerede har funksjonen du vurderer å kjøpe.

Hvis arrangementet fungerer godt med et enkelt program og meldinger, beholder du den løsningen og forbedrer de svake punktene. Hvis vanskeligheten er å finne folk eller sette opp samtaler, tester du et produkt på de oppgavene med et lite utvalg fra ditt faktiske arrangement.

For en serie som gjentas, sammenligner du ett arrangement med en lisens først etter at du har bekreftet hvilke arrangementsstørrelser og funksjoner den dekker. Et lavere månedsbeløp kan likevel bety en større forpliktelse over året.

Hvis du bestemmer deg for å vurdere en app, bruker du guiden om valg av eventapp og ber leverandørene vise den delen av arrangementet du vil forbedre.