Heeft je kleine event
een app nodig?

Een klein event heeft een app nodig als het programma, het vinden van deelnemers of de organisatie van gesprekken anders moeilijk te beheren is. Hebben deelnemers alleen een tijd, een plaats en een eenvoudige agenda nodig, dan kunnen aanmeldsoftware, een pagina die op een telefoon goed werkt en duidelijke berichten genoeg zijn.

Het aantal deelnemers is een beginpunt en geen volledige beslisregel. Een workshop met 40 inkopers en leveranciers kan meer planningswerk hebben dan een lezing voor 200 mensen.

Zet bij een kort seminar met één zaal en een vast programma de essentiële informatie in de bevestiging en op een toegankelijke eventpagina. Zorg dat wijzigingen gemakkelijk te vinden zijn en geef deelnemers een contactpersoon voor vragen.

Kennen de mensen elkaar al en zijn er geen afspraken nodig, dan voegt een lijst van deelnemers of een chat misschien weinig toe. Bepaal wie het zou bijhouden en waarom deelnemers er terug zouden komen.

De vraag die telt is wat er voor deelnemers of organisatoren gemakkelijker wordt als je de app toevoegt. Schrijf dat op voordat je voorstellen opvraagt.

Denk aan een ontbijtbijeenkomst voor 60 mensen met één spreker, één zaal en een informeel gesprek achteraf. Aanmelding, een bevestiging en een helder programma kunnen genoeg zijn voor wat deelnemers nodig hebben. Een app zou een specifiek extra doel nodig hebben om het werk te rechtvaardigen.

Denk nu aan een workshop voor 40 mensen waarin inkopers tijdens zes tijdsloten geschikte leveranciers willen ontmoeten. Profielen van deelnemers, relevante zoekopdrachten en een schema kunnen mensen helpen zich voor te bereiden en handmatige coördinatie verminderen. Dat de groep kleiner is, maakt het regelen van de gesprekken niet eenvoudiger.

Dit zijn voorbeelden van opzetten voor events en geen resultaten van klanten. Gebruik je eigen programma en de taken van je deelnemers om te bepalen welk voorbeeld het dichtst bij jouw situatie ligt.

Neem de app, de aanmelding, eventuele functies voor gesprekken en de tijd mee die je team aan voorbereiding en support besteedt. Controleer wat er in de instapprijs zit en wat de volledige contractperiode is.

Tavata kost vanaf € 750 voor maximaal 100 aangemelde deelnemers voor bestaande klanten van Eventilla, of € 890 naast een ander aanmeldsysteem. Een pakket met Tavata en de uitnodigingen en aanmelding van Eventilla kost vanaf € 1.750. Matchmaking en geboekte 1-op-1-gesprekken zitten in de prijs van Tavata. Alle prijzen zijn exclusief btw.

Gebruik de offerte voor je eigen event om de waarde te beoordelen. Reken naast de software ook het werk van je team mee in je budget. De gids over de kosten legt de vergelijking uit.

Noteer wie het programma voorbereidt, profielen controleert, instructies verstuurt en vragen over toegang beantwoordt. Laat de leverancier je organisator de taken tonen voordat je de benodigde tijd inschat.

Plan één duidelijke reden voor een deelnemer om de app te openen. Dat kan het kiezen van een sessie zijn of het afspreken van een relevant gesprek. Leg die actie uit in de uitnodiging en geef mensen genoeg tijd om dat vóór het event te doen.

Kies een maatstaf die bij het doel past: deelnemers die hun sessies hebben gevonden, geaccepteerde gesprekken of gesprekken waarvan is bevestigd dat ze hebben plaatsgevonden. Het aantal installaties zegt niet of het event nuttiger is geworden.

Beoordeel je een gratis plan, een proefversie of een goedkope eventtool, lees dan de voorwaarden voor de werkelijke omvang en data van je event. Ga na of de prijs verandert wanneer je deelnemers uitnodigt, gesprekken inschakelt of de toegang daarna open houdt.

Bevestig hoe zichtbaar de gegevens van deelnemers zijn, welke support beschikbaar is en of je de gegevens kunt exporteren die je nodig hebt. Een tool kan geschikt zijn, ook met een beperkte set functies, zolang die beperkingen bij je event passen.

Controleer ook of je bestaande aanmeldsoftware of ledensoftware de functie die je overweegt te kopen al omvat.

Werkt het event goed met een eenvoudig programma en berichten, houd die aanpak dan en verbeter de zwakke punten. Zit de moeilijkheid in het vinden van mensen of het plannen van gesprekken, test dan een product met die taken op een kleine selectie van je echte event.

Vergelijk bij een terugkerende reeks één event met een licentie pas nadat je hebt bevestigd welke eventgroottes en functies de licentie dekt. Een lager bedrag per maand kan nog steeds een grotere jaarverplichting betekenen.

Besluit je een app te beoordelen, gebruik dan de gids over het kiezen van een event-app en vraag leveranciers het onderdeel van je event te demonstreren dat je wilt verbeteren.