Votre petit événement
a-t-il besoin d'une application ?

Un petit événement a besoin d'une application quand le programme, la recherche de participants ou l'organisation des rendez-vous seraient autrement difficiles à gérer. Si les participants n'ont besoin que d'une heure, d'un lieu et d'un ordre du jour simple, un logiciel d'inscription, une page adaptée au mobile et des messages clairs peuvent suffire.

Le nombre de participants est un point de départ, pas une règle de décision complète. Un atelier de 40 personnes entre acheteurs et fournisseurs peut demander plus de planification qu'une conférence de 200 personnes.

Pour un séminaire court avec une seule salle et un programme fixe, mettez les informations essentielles dans la confirmation et sur une page d'événement accessible. Rendez les changements faciles à repérer et donnez aux participants un contact pour leurs questions.

Si les gens se connaissent déjà et n'ont pas besoin de rendez-vous, un annuaire des participants ou une messagerie n'apportera sans doute pas grand-chose. Décidez qui l'alimenterait et pourquoi les participants y reviendraient.

La bonne question est de savoir ce qui devient plus facile pour les participants ou pour les organisateurs une fois l'application ajoutée. Écrivez-le avant de demander des propositions.

Prenez un petit-déjeuner d'information de 60 personnes, avec un intervenant, une salle et des échanges informels ensuite. L'inscription, une confirmation et un programme clair peuvent répondre aux besoins du participant. Une application aurait besoin d'un objectif supplémentaire précis pour justifier le travail.

Prenez maintenant un atelier de 40 personnes où des acheteurs veulent rencontrer des fournisseurs adaptés pendant six créneaux de rendez-vous. Les profils des participants, une recherche pertinente et un emploi du temps aident les gens à se préparer et réduisent la coordination manuelle. Le plus petit nombre de participants ne rend pas la tâche des rendez-vous plus simple.

Ces deux exemples sont des scénarios d'illustration et non des résultats de clients. Partez de votre programme réel et des tâches de vos participants pour voir lequel ressemble le plus à votre situation.

Incluez l'application, l'inscription, les éventuelles fonctions de rendez-vous et le temps que votre équipe passera à la préparer et à l'assister. Vérifiez ce que comprend le prix de départ et la durée complète du contrat.

Tavata commence à 750 € pour jusqu'à 100 participants inscrits chez les clients d'Eventilla, ou à 890 € à côté d'un autre système d'inscription. Une offre groupée avec Tavata et les invitations et l'inscription Eventilla commence à 1 750 €. Le matchmaking et les rendez-vous 1:1 réservés sont inclus dans le prix de Tavata. Les prix s'entendent hors taxes.

Appuyez-vous sur le devis de votre événement réel pour juger de la valeur. Budgétez le travail de votre équipe autant que le logiciel. Le guide des coûts explique la comparaison.

Listez qui préparera le programme, vérifiera les profils, enverra les instructions et répondra aux questions d'accès. Demandez à l'éditeur de montrer à votre organisateur comment faire ces tâches avant d'estimer le temps nécessaire.

Prévoyez une raison claire pour qu'un participant ouvre l'application. Ce peut être choisir une session ou organiser une conversation pertinente. Expliquez cette action dans l'invitation et laissez aux gens assez de temps pour la faire avant l'événement.

Fixez une mesure liée à l'objectif : les participants qui ont trouvé leurs sessions, les rendez-vous acceptés ou les conversations confirmées comme ayant eu lieu. Le nombre d'installations seul ne dira pas si l'événement est devenu plus utile.

Si vous évaluez une formule gratuite, un essai ou un outil d'événement peu coûteux, lisez les conditions pour la taille et les dates réelles de votre événement. Vérifiez si le prix change quand vous invitez des participants, activez les rendez-vous ou gardez l'accès ouvert après l'événement.

Confirmez la visibilité des informations sur les participants, l'assistance disponible et la possibilité d'exporter les données dont vous avez besoin. Un outil peut convenir même avec des fonctions limitées, à condition que ces limites correspondent à votre événement.

Vérifiez aussi si votre logiciel d'inscription ou de gestion des adhérents offre déjà la fonction que vous envisagez d'acheter.

Si l'événement fonctionne bien avec un programme simple et des messages, gardez cette approche et améliorez les points faibles. Si la difficulté est de trouver des gens ou de planifier des conversations, testez un produit sur ces tâches avec un petit échantillon de votre événement réel.

Pour une série récurrente, ne comparez un événement avec une licence qu'après avoir confirmé les tailles d'événement et les fonctions qu'elle couvre. Un montant mensuel plus bas peut quand même représenter un engagement annuel plus élevé.

Si vous décidez d'évaluer une application, utilisez le guide de sélection et demandez aux éditeurs de montrer la partie de l'événement que vous voulez améliorer.