¿Necesita una app
tu evento pequeño?

Un evento pequeño necesita una app cuando el programa, el descubrimiento de participantes o el flujo de reuniones serían difíciles de gestionar de otro modo. Si a los asistentes solo les hacen falta una hora, un lugar y un programa sencillo, pueden bastar un software de inscripción, una página adaptada al móvil y mensajes claros.

El número de asistentes es un punto de partida y no una regla de decisión completa. Un taller de 40 personas entre compradores y proveedores puede dar más trabajo de organización de agendas que una conferencia de 200 personas.

En un seminario breve con una sola sala y un programa fijo, pon la información esencial en la confirmación y en una página del evento accesible. Haz que los cambios sean fáciles de encontrar y da a los asistentes un contacto para sus preguntas.

Si la gente ya se conoce y no hacen falta citas, un directorio de participantes o un chat pueden aportar poco. Decide quién lo mantendría y por qué volverían los asistentes a usarlo.

La pregunta relevante es qué resulta más fácil para los asistentes o los organizadores después de añadir la app. Escríbelo antes de pedir propuestas.

Piensa en una charla-desayuno para 60 personas con un ponente, una sala y conversación informal después. La inscripción, una confirmación y un programa claro pueden cubrir lo que necesita el asistente. Una app necesitaría un propósito adicional concreto para justificar el trabajo.

Piensa ahora en un taller de 40 personas en el que los compradores quieren reunirse con proveedores adecuados en seis huecos de cita. Los perfiles de los participantes, una búsqueda relevante y una agenda pueden ayudar a la gente a prepararse y reducir la coordinación manual. Que haya menos asistentes no hace más sencilla la tarea de las reuniones.

Son diseños de eventos ilustrativos y no resultados de clientes. Usa tu programa real y las tareas de tus participantes para decidir cuál se parece más a tu situación.

Incluye la app, la inscripción, las funciones de reuniones que hagan falta y el tiempo que tu equipo dedicará a prepararla y a darle soporte. Comprueba qué incluye el precio de partida y cuánto dura el contrato.

Tavata cuesta desde 750 € para hasta 100 asistentes inscritos para los clientes actuales de Eventilla, o desde 890 € junto a otro sistema de inscripción. Un paquete con Tavata y las invitaciones y la inscripción de Eventilla cuesta desde 1.750 €. El matchmaking y las reuniones 1 a 1 reservadas están incluidos en el precio de Tavata. Los precios son con IVA no incluido.

Usa el presupuesto de tu evento real para valorar el coste. Cuenta en tu presupuesto el trabajo de tu equipo además del software. La guía de costes explica la comparación.

Haz una lista de quién preparará el programa, revisará los perfiles, enviará las instrucciones y responderá a las dudas de acceso. Pide al proveedor que enseñe a tu organizador cómo hacer las tareas antes de calcular el tiempo necesario.

Prevé un motivo claro para que el asistente abra la app. Puede ser elegir una sesión o concertar una conversación relevante. Explica esa acción en la invitación y da a la gente tiempo suficiente para hacerla antes del evento.

Fija una medida ligada al propósito: asistentes que encontraron sus sesiones, reuniones aceptadas o conversaciones confirmadas como celebradas. El número de instalaciones por sí solo no te dirá si el evento resultó más útil.

Si estás evaluando un plan gratuito, una prueba o una herramienta de eventos económica, lee las condiciones para el tamaño y las fechas de tu evento real. Comprueba si el precio cambia cuando invitas a participantes, activas las reuniones o mantienes el acceso abierto después.

Confirma la visibilidad de la información de los asistentes, el soporte disponible y si puedes exportar los registros que necesitas. Una herramienta puede ser adecuada aunque tenga pocas funciones, siempre que esos límites encajen con tu evento.

Comprueba también si tu software de inscripción o de gestión de socios ya incluye la función que estás pensando en comprar.

Si el evento funciona bien con un programa sencillo y mensajes, mantén ese planteamiento y mejora los puntos débiles. Si la dificultad es encontrar personas o programar conversaciones, prueba un producto con esas tareas usando una pequeña muestra de tu evento real.

En una serie de eventos recurrentes, compara un evento con una licencia solo después de confirmar los tamaños de evento y las funciones que cubre. Una cifra mensual más baja puede seguir significando un compromiso anual mayor.

Si decides evaluar una app, usa la guía de selección y pide a los proveedores que demuestren la parte del evento que quieres mejorar.