Wat kost
een event-app?

De kosten van een event-app hangen af van het aantal deelnemers dat in de prijs zit, de functies, de diensten en de duur van het contract. Tavata kost vanaf € 750 per event met aanmelding via Eventilla, of € 890 naast een ander aanmeldsysteem, voor maximaal 100 aangemelde deelnemers, inclusief matchmaking en 1-op-1-gesprekken. Btw en aanmelding komen daar nog bij.

Een instapprijs is een handig referentiepunt voor je budget. Baseer je beslissing op een offerte voor het hele event, inclusief de software of het werk van je medewerkers rond de app.

Geef aan hoeveel aanmeldingen je verwacht, op welke data het event plaatsvindt, hoeveel dagen het duurt en welke functies je nodig hebt. Noem het aanmeldsysteem dat je houdt, het aantal organisatoren dat toegang nodig heeft en wat je aan support verwacht.

Vraag wat het kost als het aantal deelnemers in de volgende klasse komt. Een leverancier die op aangemelde deelnemers rekent, kan ook rekenen voor mensen die de app nooit openen. Een andere leverancier hanteert een andere maatstaf. Vergelijk dus de definities en niet alleen de bedragen.

Vraag bij een internationaal event naar de valuta van de offerte, de geldende belastingregels en eventuele kosten voor betaling of valutaomrekening. Laat elke leverancier de verplichte kosten scheiden van de optionele diensten.

De licentie voor de app is maar één onderdeel van het budget van je event. Maak een regel voor elk van de volgende punten, ook als het antwoord „inbegrepen” of „regelt ons team” is.

Voor bestaande klanten van Eventilla begint de event-app van Tavata bij € 750. Heb je voor dat event ook uitnodigingen en aanmelding nodig, dan begint het pakket met Tavata en Eventilla bij € 1.750 exclusief btw.

Het pakket bevat matchmaking en geboekte 1-op-1-gesprekken. Beschrijf extra inrichting of hulp op de dag van het event in dezelfde briefing, zodat de leverancier kan bevestigen wat is gedekt.

Heb je al een overeenkomst met Eventilla die dit event dekt, neem dan de extra kosten voor de app mee in je vergelijking en controleer wat je bestaande overeenkomst omvat. Houd je een ander aanmeldsysteem, dan begint Tavata bij € 890 voor maximaal 100 deelnemers en blijven je bestaande kosten voor aanmelding deel van het totaal.

Voor maximaal 300 aangemelde deelnemers begint de event-app van Tavata bij € 1.250 als de aanmelding via Eventilla loopt. De aanmelding wordt apart geprijsd. Vraag de prijs ervan voor hetzelfde event en hetzelfde aantal deelnemers.

Matchmaking en geboekte 1-op-1-gesprekken zitten in de prijs van Tavata. Heb je hulp nodig bij het draaien van het netwerkprogramma, beschrijf dan welke support je op de dag van het event verwacht en vraag wat daarin is gedekt. Vergelijk die dienstverlening bij alle leveranciers naast de functies van de app.

Op de pagina met prijzen van Tavata staan de andere klassen van deelnemersaantallen. Vraag naar de geldende klasse als je verwachte aanmeldingen dicht bij een grens liggen.

Vergelijk de volledige verplichting met dezelfde eventgroottes en functies die je apart koopt. Een bedrag per maand kan een contract van 12 maanden beschrijven en geen abonnement dat je na het event kunt opzeggen.

Bij de laagste licentieprijs van Tavata komt € 249 per maand gedurende 12 maanden uit op € 2.988 exclusief btw. Vier losse events tegen de laagste instapprijs van € 750 komen samen op € 3.000. Het verschil is alleen € 12 als die licentie dezelfde events, hetzelfde aantal deelnemers en dezelfde functies dekt.

Dit is een berekening met instapprijzen en geen belofte dat de kleinste licentie bij elke reeks past. Grotere events krijgen een eigen offerte. De licenties van Tavata kosten € 249–1.500 per maand voor een looptijd van 12 maanden, en Eventilla wordt apart geprijsd.

Noteer welke taken je team gaat doen: content voorbereiden, gegevens corrigeren, deelnemers uitnodigen en mensen helpen bij de toegang tot het event. Schat voor elke optie de uren, met je eigen loonkosten.

Een duurdere offerte kan de moeite waard zijn als daarin werk zit dat je team anders zelf moet doen. Laat de leverancier dat werk demonstreren of de omvang van de dienst beschrijven. Behandel een algemene bewering over tijdwinst niet als een feit in je budget.

Na het event kun je de werkelijke kosten van de app delen door het aantal actieve gebruikers of bevestigde gesprekken, om het gebruik te beoordelen. Definieer de noemer duidelijk en vergelijk het resultaat met wat je wilde bereiken. Die cijfers beschrijven het gebruik en bewijzen op zichzelf geen financieel rendement.

Gebruik een korte briefing met de datum van het event, het format, het aantal aanmeldingen, het aanmeldsysteem en de taken die deelnemers moeten kunnen uitvoeren. Vraag om een schriftelijke prijs waarin de event-app, de verplichte opties, de inrichting en de support op de dag van het event gescheiden staan.

Neem de contractduur, de toegangsperiode, de definitie van het aantal deelnemers en de prijs bij een wijziging van dat aantal op. Kan het event worden verplaatst of afgelast, vraag dan vóór het tekenen naar de voorwaarden.

De scorecard voor leveranciers (.txt) bevat een sjabloon voor een offerteaanvraag dat je kunt aanpassen. De gids over het kiezen van een event-app legt uit hoe je het product naast de prijs beoordeelt.