Combien coûte
une application événementielle ?

Le coût d'une application événementielle dépend du nombre de participants compris, des fonctions, des services et de la durée du contrat. Tavata commence à 750 € par événement avec l'inscription dans Eventilla, ou à 890 € à côté d'un autre système d'inscription, pour jusqu'à 100 participants inscrits, matchmaking et rendez-vous 1:1 compris. La TVA et l'inscription s'ajoutent.

Un prix de départ sert de repère budgétaire. Pour décider, appuyez-vous sur un devis de l'événement complet, avec les logiciels ou le temps de travail nécessaires autour de l'application.

Précisez le nombre d'inscriptions attendu, les dates de l'événement, le nombre de jours et les fonctions requises. Ajoutez le système d'inscription que vous gardez, le nombre d'organisateurs qui ont besoin d'un accès et vos besoins d'assistance.

Demandez le coût si la fréquentation passe dans la tranche suivante. Un éditeur qui facture les participants inscrits peut faire payer des gens qui n'ouvrent jamais l'application. Un autre peut retenir une autre mesure. Comparez les définitions autant que les chiffres.

Pour un événement international, demandez la devise du devis, le régime fiscal applicable et les éventuels frais de paiement ou de conversion de devise. Demandez à chaque éditeur de séparer les frais obligatoires des services facultatifs.

La licence de l'application n'est qu'une partie du budget de l'événement. Prévoyez une ligne pour chacun des points suivants, même si la réponse est « inclus » ou « géré par notre équipe ».

Pour les clients d'Eventilla, l'application événementielle Tavata commence à 750 €. Si vous avez aussi besoin des invitations et de l'inscription pour cet événement, l'offre groupée avec Tavata et Eventilla commence à 1 750 € hors taxes.

L'offre groupée comprend le matchmaking et les rendez-vous 1:1 réservés. Décrivez dans le même cahier toute mise en place supplémentaire ou toute aide le jour de l'événement, pour que l'éditeur confirme ce qui est couvert.

Si vous avez déjà un contrat Eventilla qui couvre l'événement, retenez dans votre comparaison le coût supplémentaire de l'application et vérifiez le périmètre de votre contrat actuel. Si vous gardez un autre système d'inscription, Tavata commence à 890 € pour jusqu'à 100 participants, et le coût de votre inscription actuelle reste dans le total.

Pour jusqu'à 300 participants inscrits, l'application événementielle Tavata commence à 1 250 € lorsque l'inscription se fait dans Eventilla. L'inscription est facturée séparément : demandez son prix pour le même événement et le même nombre de participants.

Le matchmaking et les rendez-vous 1:1 réservés sont inclus dans le prix de Tavata. Si vous voulez de l'aide pour mener le programme de networking, décrivez l'assistance attendue le jour de l'événement et demandez ce qui est couvert. Comparez ce périmètre de service d'un éditeur à l'autre, à côté des fonctions de l'application.

La page des tarifs de Tavata liste les autres tranches de participants. Demandez la tranche applicable si le nombre d'inscriptions attendu se trouve près d'une limite.

Comparez l'engagement complet avec des événements de mêmes tailles et de mêmes fonctions achetés séparément. Un montant mensuel peut décrire un contrat de 12 mois et non un abonnement que l'on résilie après l'événement.

Au prix de licence le plus bas de Tavata, 249 € par mois pendant 12 mois font 2 988 € hors taxes. Quatre événements distincts au prix de départ le plus bas de 750 € feraient 3 000 €. L'écart n'est de 12 € que si cette licence couvre les mêmes événements, le même nombre de participants et les mêmes fonctions.

Il s'agit d'un calcul à partir de prix de départ, et non de la promesse que la plus petite licence convient à toutes les séries. Les grands événements demandent leur propre devis. La licence Tavata va de 249 à 1 500 € par mois pour une durée de 12 mois, et Eventilla est facturé séparément.

Listez les tâches que votre équipe fera : préparer le contenu, corriger les données, inviter les participants et aider les gens à accéder à l'événement. Estimez les heures pour chaque option avec vos propres coûts de personnel.

Un devis plus élevé peut valoir la peine s'il comprend un travail que votre équipe devrait sinon faire. Demandez à l'éditeur de montrer ce travail ou de décrire le périmètre de son service. Ne prenez pas une affirmation générale sur le temps gagné pour un fait budgétaire.

Après l'événement, vous pouvez diviser le coût réel de l'application par le nombre d'utilisateurs actifs ou de rendez-vous confirmés pour mesurer l'usage. Définissez clairement le dénominateur et comparez le résultat à ce que vous visiez. Ces chiffres décrivent l'usage, ils n'établissent pas à eux seuls un retour financier.

Rédigez un bref cahier avec la date de l'événement, le format, les inscriptions, le système d'inscription et les tâches que les participants doivent pouvoir faire. Demandez un prix écrit qui sépare l'application événementielle, les options requises, la mise en place et l'assistance le jour de l'événement.

Indiquez la durée du contrat, la période d'accès, la définition du nombre de participants et le prix si ce nombre change. Si l'événement peut être reporté ou annulé, demandez les conditions correspondantes avant de signer.

La grille d'évaluation des éditeurs (.txt) comprend un modèle de devis que vous pouvez adapter. Le guide de sélection explique comment évaluer le produit à côté de son prix.