Zo kies je een app
voor een banenbeurs

Kies een app voor een banenbeurs waarmee kandidaten relevante werkgevers vinden, recruiters hun beschikbaarheid beheren en je bepaalt wie welk profiel mag zien. Bied je afspraken aan, test dan de hele boekingsroute en de rapportage waarmee je het event achteraf beoordeelt.

Op een banenbeurs komen mensen samen met verschillende rollen en verwachtingen. Begin je beoordeling bij die rollen en kijk daarna naar het programma, de toegangsroute en de prijs.

Noteer de werkgevers, soorten functies en groepen kandidaten waarvoor je beurs bedoeld is. Bepaal of het event openstaat voor iedereen, gericht is op een vakgebied of is opgezet voor een bepaalde wervingsbehoefte.

Kies profielvragen die beide kanten helpen te beslissen of ze elkaar willen ontmoeten. Een werkgever kan beschrijven voor welke functies hij werft, op welke locatie en met welke ervaring. Een kandidaat kan beschrijven welk werk hij zoekt, welke vaardigheden hij heeft en welke locatie hij verkiest. Vraag alleen naar informatie die het event ook gaat gebruiken.

Biedt een leverancier matching aan, vraag dan welke antwoorden de aanbevelingen beïnvloeden en of deelnemers nog direct kunnen zoeken. Een aanbeveling moet tot een nuttig gesprek leiden, en in je demo moet te zien zijn hoe mensen haar begrijpen.

Maak twee kandidaataccounts en twee werkgeversaccounts aan. Test wat elk account kan zoeken, bekijken, downloaden en benaderen. Neem iemand mee die kansen wil verkennen zonder zijn profiel zichtbaar te maken voor andere kandidaten.

Bepaal wie een cv of contactgegevens mag zien en wanneer. Vraag wat er gebeurt als iemand zijn zichtbaarheid wijzigt of het event verlaat. Geef je functionaris voor gegevensbescherming de documentatie van de leverancier en de geplande profielvelden ter beoordeling.

Tavata ondersteunt aparte groepen voor werkgevers en werkzoekenden. Profielen van werkzoekenden zijn zichtbaar voor werkgevers en niet voor andere werkzoekenden. Test de volledige inrichting van de rollen, inclusief de zichtbaarheid van cv en contactgegevens, met de configuratie die voor jouw beurs wordt voorgesteld.

De stand van een werkgever is niet één persoon. Vraag of elke recruiter een eigen beschikbaarheid kan hebben en of het event meerdere vertegenwoordigers van dezelfde werkgever kan onderscheiden.

In een voorbeeld van een capaciteitsplan bieden 20 werkgevers met elk twee beschikbare recruiters en zes gesprekstijdsloten per recruiter maximaal 240 afspraakslots voor recruiters. Dat gaat ervan uit dat elk slot één kandidaat ontvangt en alle recruiters de hele tijd beschikbaar zijn. Pauzes, bezette slots en andere taken verlagen de bruikbare capaciteit.

Gebruik in de demo je echte bezettingsplan. Test overlappende verzoeken, een recruiter die niet meer beschikbaar is en een kandidaat die een afspraak verzet. Bevestig hoe de app de plek of videolink toewijst en beide kanten over wijzigingen informeert.

Bepaal hoeveel afspraken je vooraf wilt laten boeken en wat er op de dag zelf beschikbaar blijft. Een recruiter die helemaal volgeboekt is, kan niet ook beloven met elke bezoeker die binnenloopt tegelijk te praten.

Controleer of werkgevers hun beschikbare tijden vóór de beurs kunnen publiceren en of kandidaten boekingen op een telefoon kunnen beheren. Accepteer je bezoekers op het laatste moment, test dan hoe zij aansluiten en een beschikbaar gesprek vinden.

Houd de praktische instructies helder: waar mensen naartoe moeten, met wie het gesprek is en wat er gebeurt als iemand te laat is. Gebruik voor het gedetailleerde plan van het event de gids over het organiseren van een banenbeurs.

Vraag iemand die de app niet kent om een werkgever te vinden en een boeking te maken. Test de talen van je kandidaten, inclusief de berichten van het account en de herinneringen voor gesprekken. Een vertaalde interface en vertaalde content van werkgevers zijn aparte eisen.

Controleer de ervaring met grotere tekst, een schermlezer en een trage verbinding. Plan een bemand helppunt of een andere manier om een gesprek te regelen voor mensen die de app niet kunnen gebruiken.

Laat bij een hybride beurs een recruiter en een kandidaat op aparte apparaten aan een videogesprek deelnemen. Bevestig de ondersteunde apparaten, de stappen om aan te sluiten en de weg naar support voordat je afspraken op afstand aanbiedt.

Nuttige operationele cijfers zijn bijvoorbeeld het aantal kandidaten dat is aangesloten, werkgevers met beschikbare afspraaktijden, gespreksverzoeken en geaccepteerde boekingen. Tel een gesprek pas als gehouden als je kunt bevestigen dat het heeft plaatsgevonden.

Is werving je doel, vraag werkgevers dan later naar sollicitatiegesprekken of andere afgesproken vervolgstappen. De app kan helpen bij het rapporteren van de activiteit op het event, maar een aantal boekingen bewijst niet dat iemand een sollicitatiegesprek heeft gehad of is aangenomen.

Vraag wat je organisatie kan exporteren en waar elke werkgever bij kan. Spreek vóór het event de toegangsperiode en de bewaartermijnen voor profielen en cv's af. Wil je een netwerk dat tussen de beurzen doorloopt, beoordeel dat dan als een apart toepassingsgeval.

Gebruik een kleine test met twee werkgevers, meerdere recruiters en kandidaten met verschillende vaardigheden en keuzes voor zichtbaarheid. Laat de leverancier de volgende taken uitvoeren en laat daarna je eigen organisator de belangrijkste stappen van de inrichting herhalen.

Geef de leverancier het verwachte aantal kandidaten en vertegenwoordigers van werkgevers, het format en de functies voor gesprekken die je nodig hebt. Vraag hoe deelnemers worden geteld en of beheerders of exposanten een eigen aantal hebben.

De prijs van Tavata gaat uit van aangemelde deelnemers die toegang krijgen, waarbij bij recruitment-events beide kanten meetellen. Matchmaking en geboekte 1-op-1-gesprekken zitten in de prijs van Tavata. Reken het aanmeldsysteem en de support voor werkgevers en kandidaten mee in hetzelfde budget.

Lees Tavata voor recruitment-events voor het product en leg je demoresultaten vast in de scorecard voor leveranciers.