Welke event-app past bij
jouw congres?

De beste app voor een congres is de app die je programma, de toegang voor deelnemers en je eisen voor netwerken aankan binnen je budget en met de mensen die je beschikbaar hebt. Tavata, Brella, Whova, Swapcard en EventMobi zijn opties om te beoordelen. Ze combineren de functies voor deelnemers en de tools voor organisatoren op verschillende manieren.

Dit is een gids voor kopers van Tavata by Eventilla en bevat dus ons eigen product. De shortlist en de voorgestelde toepassingen zijn onze beoordeling van de openbare documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 11 november 2026. Het zijn geen resultaten van een vergelijkende test met de producten in de hand.

Een congres met parallelle sessies en een grote beurs heeft andere behoeften dan een seminar van één dag rond gesprekken. Noteer de taken van deelnemers die je event moet ondersteunen en bepaal dan wat je nodig hebt voor de aanmelding, de tools voor exposanten en de werkwijze van je organisatieteam.

De tabel hieronder is een beginpunt. Een voorgestelde toepassing betekent niet dat andere producten die functie missen. Bevestig het relevante pakket en test de werkwijze voordat je kiest.

Tavata brengt informatie over het event, deelnemers en functies voor gesprekken samen. Bij aanmelding via Eventilla gaan de gegevens en tickets van deelnemers mee naar de app. Naast een ander aanmeldsysteem sluiten deelnemers aan met een eventcode.

Zet Tavata op je shortlist als je congres relevante gesprekken nodig heeft en je de koppeling tussen aanmelding en de ervaring van deelnemers wilt beoordelen. Vraag ons je programma, de route om aan te sluiten en de gesprekken die je wilt aanbieden te demonstreren.

Tavata kost vanaf € 750 per event voor bestaande klanten van Eventilla, of € 890 met een ander aanmeldsysteem, voor maximaal 100 aangemelde deelnemers. Het pakket met Tavata en de uitnodigingen en aanmelding van Eventilla kost vanaf € 1.750. De prijzen zijn exclusief btw. Matchmaking en geboekte 1-op-1-gesprekken zitten erin. Bekijk de prijzen van Tavata en de functies voor congressen.

Brella documenteert matchmaking, videogesprekken 1-op-1, het toewijzen van tafels en meldingen voor gesprekken, naast schema's met meerdere tracks en tools voor aanmelding. Toegang via de browser, iOS en Android staat in de lijst met functies. Lijst met functies van Brella.

Zijn gesprekken een belangrijke reden voor mensen om te komen, vraag Brella dan de route te laten zien van het kiezen van interesses tot het accepteren en bijwonen van een gesprek. Test hoe je groepen deelnemers en beschikbare tijden zouden werken en vraag welke opties voor integratie en service in je voorstel zitten.

De pagina over de event-app van Whova beschrijft persoonlijke agenda's, programma's met meerdere tracks, plattegronden, aankondigingen, polls, enquêtes en een prikbord voor de community. Dat zijn relevante functies om te onderzoeken voor een congres dat sessies combineert met interactie tussen deelnemers. Event-app van Whova.

Gebruik je programma in de demo en vraag de organisator een wijziging op het laatste moment door te voeren. Heb je ook inzending van sprekers, aanmelding of tools voor exposanten nodig, laat die dan apart in het aanbod benoemen. De pagina met prijzen van Whova verwijst kopers naar een offerteaanvraag.

De documentatie van Swapcard voor organisatoren beschrijft een app voor deelnemers en exposanten, toegang via web en native, netwerken en beheertools voor organisatoren. Er worden ook diensten beschreven voor aanmelding, leads van exposanten en toegang ter plekke. Daarom is Swapcard het beoordelen waard als een beurs een groot deel van het congres uitmaakt. Gids voor organisatoren van Swapcard.

Laat een exposant de voorgestelde werkwijze testen met een voorbeeldaccount. Controleer welke medewerkers toegang krijgen, hoe contacten worden vastgelegd en wat achteraf kan worden geëxporteerd. Vraag een offerte die de benodigde modules, de aantallen deelnemers en de diensten dekt.

EventMobi documenteert toegang via de browser, een gedeelde EventMobi-app en een app met eigen branding die via de ontwikkelaarsaccounts van de organisator wordt verspreid. De toegangsopties hangen af van het pakket dat je koopt. Gids van EventMobi over apparaten en toegang.

Is een eigen vermelding in de app stores belangrijk, vraag dan wie de ontwikkelaarsaccounts, de indiening, de updates en de planning van de lancering regelt. Test de ervaring van deelnemers in de toegangsroute die je wilt promoten. De eigen look van een event in een gedeelde app en je eigen identiteit in de app stores zijn verschillende aankopen.

Kies de leveranciers die aan je essentiële eisen voldoen en geef ze een kort voorbeeldprogramma en twee rollen van deelnemers. Vraag elk om dezelfde taken te tonen: aansluiten via de aanmelding, sessies kiezen, indien nodig een gesprek afspreken en een wijziging in het programma afhandelen.

Laat iemand van je eigen team de taken van de organisator herhalen. Noteer welke support nodig was en welke stappen ontbraken. Vergelijk daarna offertes voor hetzelfde aantal deelnemers, dezelfde contractperiode en dezelfde functies.

Gebruik de gids over het kiezen van een app en de scorecard voor leveranciers om het resultaat vast te leggen. Voor een nauwkeuriger blik op Tavata naast een bepaald product kun je onze afzonderlijke vergelijkingen lezen.