4 vinkkiä hybriditapahtuman ohjelmaan
Tavatan vuosi on alkanut vauhdikkaasti tapahtumien ytimessä, jossa hybriditapahtumien suosio jatkaa kasvamistaan. Virtuaalisen ja fyysisen tapahtuman yhdistelmän, hybriditapahtuman, toteuttaminen ei ole rakettitiedettä, mutta jotta osallistujien kokemus tapahtumasta olisi mahdollisimman hyvä, on muutamia tärkeitä asioita hyvä pitää mielessä. Saamme aika ajoin kysymyksiä hybriditapahtuman ohjelman rakentamisesta, ja siksi halusimmekin koota myös muille hybriditapahtumaa suunniteleville yhteen 4 vinkkiä hybriditapahtuman ohjelmaan:
1. Rakenna molempia yleisöjä palveleva ohjelmarunko
Hybriditapahtumissa on kaksi eri yleisöä: paikan päällä olevat
osallistujat ja online-o
Aloita suunnittelemalla, mitkä ohjelmanumeroista esitetään molemmille yleisöille, ja mikä ohjelma suunnataan ainoastaan toiselle. Koska tapahtumassa on kaksi eri yleisöä, kaikkien samojen ohjelmanumeroiden esittäminen ei palvele molempia.
Paikan päällä tapahtuvista ohjelmanumeroista esimerkiksi puheenvuorot, paneelikeskustelut ja muut vastaavat voidaan helposti kuvata verkkoon, jolloin ne ovat myös etäosallistujien katseltavissa, mutta puolestaan esimerkiksi paikan päällä tapahtuviin työpajoihin ja vapaisiin verkostoitumis- tai kahvihetkiin on hankala ottaa online-osallistujia mukaan. Vastaavasti voit kuitenkin rakentaa myös online-osallistujille työpajoja, jotka toteutetaan interaktiivisissa videohuoneissa tai avata etäosallistujille oman virtuaalisen kahvihuoneen etäkahvitteluihin. Pohdi siis, miten saat tarjottua myös verkossa osallistuville parhaan mahdollisen osallistujakokemuksen - mitä muuta voit tarjota heille livestreamin katselun lisäksi? Voitaisiinko heille järjestää myös esimerkiksi mahdollisuus verkostoitumiseen ja tarjota muuta kokemusta tukevaa materiaalia?
Tuo tapahtumapäivän aikataulu myös selkeästi kaikkien osallistujien saataville - esimerkiksi Tavata-alustalle voit rakentaa näppärästi koko tapahtumapäivän ohjelman aikataulun. Muista merkitä aikatauluun selkeästi, mitkä ohjelmanumerot ovat saatavilla verkossa, ja mitkä paikan päällä. Muista myös, että jos tapahtumassasi on osallistujia ympäri maailman, ilmoita aikataulussa selkeästi, minkä aikavyöhykkeen aikaa ohjelmassa noudatetaan.
2. Muista tauot
Pidä myös tapahtumapäivän aikataulua rakentaessasi mielessä molempien yleisöjen taukojen tarve: paikan päällä osallistuvat jaksavat yleensä seurata pidempiäkin ohjelmanumeroita, mutta verkon välityksellä 30-45 minuutinkin ohjelmanumerot alkavat käydä keskittymisen päälle. Muista siis tauotus, ja pohdi lisäksi, mitä taukojen aikana tapahtuu paikan päällä ja mitä verkossa. Kun paikan päällä taukojen aikana käydään hakemassa kahvia ja keskustellaan vierustoverin kanssa, ei etäosallistujilla tätä mahdollisuutta ole. Sen sijaan, että jättäisit online-osallistujat katselemaan tapahtuman banneria ruudulta, voit järjestää myös etäosallistujille jotakin pientä ohjelmaa, kuten taukojumppatuokion tai mahdollisuuden vapaaseen keskusteluun avoimissa videohuoneissa.
3. Tarjoa live- ja online-yleisölle yhteinen alusta vuorovaikutukseen
4. Päätä juontajien määrä
Tapahtuman koosta ja tavoitteista riippuen voi olla hyvä, että sekä online-osallistujilla että paikan päällä osallistuvilla on oma juontajansa, koska se mahdollistaa näiden kahden yleisön tarpeiden huomioimisen.
Online-osallistujat eivät välttämättä tarvitse kaikkia samoja asioita, kuin paikan päällä olevat. Heidän tarpeidensa huomioiminen, kuten kiinnostuksen aktiivinen ylläpitäminen, auttaa heitä osallistumaan tapahtumaan entistä paremmin. Lisäksi juontajan rooli on erittäin tärkeä tapahtuman etenemisen ja osallistujien motivaation kannalta. Juontaja voi esimerkiksi auttaa luomaan vuorovaikutteisuutta sekä koordinoimaan aikataulua ja ohjelmaa.
Koko hybriditapahtuman onnistuneessa toteuttamisessa apunasi on tapahtuma-alusta, jonka avulla hallinnoit tapahtumaasi kätevästi ja pidät sekä live- että online-yleisösi hyppysissäsi! Tapahtuma-alustalle tuot kätevästi koko ohjelman tiedot sekä virtuaaliset ohjelmanumerot osallistujien saataville!