Organisaatioita ja erilaisia toimijoita on joka lähtöön, ja niin on myös tapahtumia – suuria ja pienempiä, eri kohderyhmille suunnattuja, eri tavoilla toteutettuja. Jokainen tapahtuma on uniikki kokonaisuutensa, eikä ole tiettyjä määritelmiä tai kriteerejä, joihin tapahtuman pitäisi istua tai joiden perusteella tapahtuma olisi onnistunut. Tapahtuman järjestämisen ei tarvitse vaatia ihmeitä tai useita tuhansia euroja, mutta suunnittelua, hyvää koordinointia ja omaan tarkoitukseen sopivia työkaluja se kaipaa.

Kokosimme yhteen tiiviin paketin vinkkejä onnistuneen, inspiroivan ja mieleenpainuvan tapahtuman suunnitteluun sekä toteuttamiseen - hyödynnä vinkkejä järjestäessäsi itse live-, hybridi- tai virtuaalitapahtumaa!

1.  Aloita perusasioista - luo pohja tapahtumalle

Tapahtuman suunnittelu lähtee liikkeelle muutamista perusasioista, jotka muodostavat pohjan koko tapahtumalle – kun nämä ovat kunnossa, on helpompi hahmottaa kokonaisuus ja siirtyä eteenpäin tarkempaan suunnitteluun. Hyödynnä esimerkiksi näitä kysymyksiä ideointivaiheessa:

Miksi tapahtuma järjestetään ja mihin sillä pyritään?
 

Ketkä ovat tapahtuman yleisöä/kohderyhmää?

Kenelle tapahtuma on suunnattu? Mistä asioista kohderyhmän edustajat ovat kiinnostuneita? Miten ja mitä väyliä hyödyntämällä kohderyhmä tavoitetaan? Mitä tarkemmin tiedät ja tunnet tapahtuman kohdeyleisön, sitä helpompaa on laatia tarkemmin koko tapahtuman sisältö ja luoda tapahtumasta antoisa juuri tietylle kohderyhmälle.

Missä muodossa tapahtumaa lähdetään toteuttamaan? Fyysisenä, virtuaalisena vai kenties hybriditapahtumana?

Kun tapahtuman toteutusmuoto on jo hyvissä ajoin tiedossa, voidaan tapahtuman järjestelyjä ja eri tehtäviä lähteä suunnittelemaan tarkemmin.

Kuka / ketkä vastaavat tapahtuman toteuttamisesta?

Mitä eri tehtäviä tapahtuman toteuttamiseen tarvitaan? Ketä tapahtumatiimiin kuuluu? Entä kuka vastaa mistäkin tehtävästä?

Mitä kanavia/kanavaa käytätte tiimin sisäisessä viestinnässä?

Mitkä ovat tapahtuman tarkemmat tavoitteet ja miten niiden toteutumista mitataan?

Kun koko tapahtuman tarkoitus on selvillä, voidaan sen alle pohtia pienempiä osatavoitteita, jotka auttavat päätavoitteeseen ja tarkoitukseen pääsyssä sekä tarvittavien toimenpiteiden asettamisessa. Tuoko esimerkiksi tapahtuman tietty osallistuja- tai tapaamismäärä sinua lähemmäs koko tapahtuman tavoitteen saavuttamista? Miten mittaat eri tavoitteiden toteutumista tai mistä tarvittavia tietoja saadaan? Monet työkalut, kuten Tavata, tarjoavat statistiikka ja reaaliaikaista tietoa tapahtumasta - voisitko hyödyntää tavoitteiden mittaamiseen esimerkiksi tällaisia työkaluja?

Milloin tapahtuma on?

Tapahtumapäivän/päivien asettaminen auttaa luomaan selkeät askelmerkit tapahtuman järjestelyille. Voit pohtia jo hyvissä ajoin alustavan päivämäärän, mutta mitä nopeammin tapahtumapäivä on lyöty lukkoon, sitä varhaisemmassa vaiheessa voit esimerkiksi suunnitella tapahtuman järjestelyjen tehtäville "deadlinet" ja alkaa viestimään tapahtumasta kohderyhmille.

Tapahtuma voi olla myös useamman päivän mittainen tai voit puolestaan mahdollistaa osallistujille esimerkiksi tallenteiden katselun ja tapaamisten sopimisen tapahtuman jälkeenkin. Useat tapahtumatyökalut tarjoavat tähän erilaisia mahdollisuuksia -Tavatassa monipäiväisten tapahtumien sekä rinnakkaisen ohjelman järjestäminen ja tallenteiden katselu tapahtuman jälkeen on tehty niin tapahtumanjärjestäjälle kuin osallistujallekin helpoksi.

2.  Määritä budjetti

Kun tiedetään mitä tavoitellaan ja millaista toteutusta lähdetään tekemään, voidaan miettiä, mihin asioihin lähdetään panostamaan rahallisesti ja miten tapahtuma voidaan toteuttaa mahdollisimman kustannustehokkaasti.

Esimerkiksi virtuaalitapahtumassa kannattaa pohtia seuraavien asioiden priorisointia:

• tekninen toteutus ja tapahtuma-alusta
• ohjelman esiintyjät ja juontaja
• markkinointi: mainokset ja maksettu markkinointi
• graafisen ilmeen suunnittelu

3.  Suunnittele teema ja ohjelmasisältö

Minkä aihepiirin ympärille tapahtuma keskittyy, mistä asioista halutaan herättää keskustelua? Halutaanko ohjelmaan esimerkiksi key note-puheenvuoroja tai vaikkapa yritysesittelyjä? Mitä työkaluja halutun ohjelman toteuttamiseen tarvitaan?

Mielenkiintoinen ohjelma on yksi tärkeä arvoa luova ja kiinnostusta herättävä elementti tapahtumassa – yksittäinenkin ohjelmanumero saattaa olla jonkun osallistujan kohdalla ratkaiseva tekijä siinä, osallistuuko henkilö tapahtumaan vai ei. Ohjelmasisältöjä pohtiessa on hyvä pitää kohderyhmä ja tapahtuman tavoitteet mielessä – sama ohjelmasisältö ei palvele eri kohderyhmiä eikä kaikkia voida miellyttää.

Ohjelmaa suunnitellessasi, pidä myös mielessä nämä:

• ohjelman ja tapahtumapäivän tauottaminen sekä osallistujien osallistaminen: voiko ohjelma sisältää esimerkiksi työpajoja, pienryhmäkeskusteluja tai vaikkapa digitaalisilla työkaluilla toteutettuja kyselyjä? Älä unohda myöskään ajan varaamista kysymyksille ja hyödynnä halutessasi chat-työkalua.
• optimaalisimmat ajat ohjelman toteuttamiselle – milloin kohderyhmäsi on parhaiten tavoitettavissa? Entä onko tapahtuma kansainvälinen? Jos on, mistä kaikkialta osallistujia voidaan odottaa? Onko eri aikavyöhykkeet otettu huomioon aikataulussa?
• tapahtuman kesto - esimerkiksi virtuaalitapahtuman ohjelma voi olla tiiviimpi kuin fyysisessä tapahtumassa, sillä ruudun äärellä ja kotisohvalla keskittymiskyvyn ylläpitäminen voi olla hankalampaa kuin paikan päällä katsomossa.

4.  Markkinoi tapahtumaa tehokkaasti

Hyvä tapahtuman markkinointi välittää tietoa tapahtumastanne juuri oikealle kohderyhmälle ja tuo tapahtumaanne osallistujia. Tapahtuman markkinointi on hyvä aloittaa tarpeeksi ajoissa, jotta tapahtumasi osallistujat ehtivät varata tapahtumapäivän kalenteriinsa ja suunnitella osallistumisensa.

Tapahtuman markkinointia suunnitellessasi pohdi muun muassa seuraavia kysymyksiä:

• Mitä asioita tapahtumasta nostat esille?
• Millainen on tapahtumanne visuaalinen ilme ja miten tuotte sitä esille?
• Millainen viesti tavoittaa tapahtuman kohderyhmän?
• Mitä osallistuja saa tapahtumasta, miksi hän haluaisi osallistua tapahtumaan?
• Missä kanavissa kohderyhmäsi on: mihin kanaviin markkinointia kannattaa kohdistaa?
• Miten markkinointi ajastetaan, ja milloin se on hyvä aloittaa tapahtuman ajankohtaan nähden?

5.  Laadi ohjeistus osallistujille

 Osallistujan kannalta on erittäin olennaista, että   tapahtumaan osallistuminen on tehty helpoksi ja kaikki   ohjeistus on tarpeeksi selkeää. Markkinoinnin lisäksi   tapahtumasi tarvitsee osallistujille suunnattua viestintää   muun muassa käytännön ohjeista. Voit esimerkiksi viestiä   osallistujille selkeät askeleet, joiden avulla osallistua   tapahtumaan ja mitä osallistuessa on hyvä ottaa huomioon (virtuaalitapahtumassa mm. teknisen puolen ohjeistus, esim. mistä ja miten ohjelmaa pääsee katselemaan). Tuo tapahtumasi osallistujien ulottuville.

Tapahtumanjärjestäjänä löydät myös Tavatasta mallipohjia ja esimerkkejä viestintään. Muista myös tiedottaa tapahtuman asiakaspalvelun yhteystiedot ja varmista, että osallistujille on saatavilla lisätietoa ja apuja tarpeen tullen.

6.  Koordinoi tapahtumapäivää

Älä unohda tapahtuman hallinnointia ja koordinointia myös itse tapahtumapäivinä – kuka tapahtumatiimistänne vastaa hallinnoinnista ja kenellä on mikäkin rooli tapahtuman aikana? Entä mistä osallistujat saavat tarvittaessa apua ja tukea tapahtumaan liittyvissä kysymyksissä?

Asiakaspalveluun voit pyytää apuja myös tekniseltä puolelta ja muilta kumppaneilta, kuten Tavatalta. Tavatan asiakaspalvelu on tukenasi koko tapahtuman ajan! Meiltä saat myös tarvittaessa asiakaspalvelun päivystyksen videohuoneen välitykselle virtuaalitapahtumassa tai paikan päälle live- tai hybriditapahtumaan.

7.  Kerää tapahtumastasi statistiikkaa ja palautetta

 Tapahtuman jälkeen jatkokehitystä ja tulevaisuutta varten on hyvä  kerätä talteen tietoa tapahtuman vaikuttavuudesta ja   onnistumisesta. Esimerkiksi Tavata-alustan kautta   tapahtumanjärjestäjä löytää reaaliaikaista statistiikkaa   tapahtumastaan: tapahtuman osallistujamäärästä,   tapaamisista, vierailluimmista sivuista ja niin edelleen.   Statistiikan lisäksi vaikuttavuutta ja onnistumista voidaan mitata   esimerkiksi tapahtuman jälkeen osallistujien palautekyselyillä.

Statistiikkaa ja palautteita voidaan hyödyntää tulevien tapahtumien suunnittelussa!

+ 1  Tee myös varasuunnitelma

Tapahtumien viehätys ja hirvitys piilee siinä, että ne tapahtuvat hetkessä ja tapahtuman toteutus voi muuttua nopeallakin aikataululla. Siksi varasuunnitelmia on kannattavaa tehdä. Jo tapahtuman alkuvaiheilla voidaan suunnitella esimerkiksi toteutusmuodon siirto hybridistä kokonaan virtuaaliin tarpeen vaatiessa. On hyvä varautua myös esimerkiksi ohjelmanumeroiden esiintyjien tai juontajien vaihtumiseen ja pitää mielessä mahdolliset varahenkilöt sekä varautua siirtämään esimerkiksi joku esiintyminen etäyhteydellä toteutettavaksi.

Tavata toivottaa onnistuneita hetkiä tapahtumien parissa!

Kirjoittaja:

Kristina Mustonen