Verkkotapahtumat ovat muodostuneet vakiintuneeksi tapahtumien järjestämisen muodoksi, ja niiden suosio on kasvanut räjähdysmäisesti. Yhä useammat ihmiset osallistuvat erilaisiin verkkotapahtumiin, kuten webinaareihin ja virtuaalisiin konferensseihin. Vastuullisuuden näkökulmasta verkkotapahtumien on kehuttu olevan huippujuttu, mutta onko verkossa järjestetty tapahtuma automaattisesti täysin vastuullinen? Entä miten verkkotapahtuman vastuullisuutta sitten voi edistää?

Vastuullisuus on moniosainen kokonaisuus

Useasti voi tulla ajatelleeksi, että verkkotapahtumatovat automaattisesti täysin vastuullisia, ja vastuullisuuden kannalta livetapahtumaa parempi vaihtoehto. Suureksi osaksi tähän mielikuvaan vaikuttaa se, että vastuullisuus saatetaan monesti liittää ainoastaan ympäristöön, vaikka vastuullisuus kattaa myös taloudellisen ja sosiaalisen vastuun. Toki tapahtuman ollessa virtuaalinen pois jäävätkin muun muassa matkustamisesta aiheutuvat ympäristövaikutukset, livetapahtumasta koituvat jätteet sekä mahdolliset meluhaitat, mutta virtuaalitapahtumakaan ei kuitenkaan ole täysin ympäristöpäästötön, eikä muitakaan vastuullisuuden osa-alueita tule unohtaa. 

Miten varmistat verkkotapahtumasi vastuullisuuden?  

Kokosimme yhteen kahdeksan vinkkiä, joita voit hyödyntää varmistaaksesi verkkotapahtumasi vastuullisuuden. Tapahtumasi vastuullisuutta suunnitellessasi, muista huomioida sen kaikki osa-alueet.

1. Huomioi verkkotapahtuman järjestämisen ympäristövaikutukset: jos esimerkiksi järjestät tapahtumassasi virtuaalista ohjelmaa, joka striimataan, niin muista huomioida esimerkiksi sähkönkulutus. Pohdi, onko virtuaalitapahtuman kuvauksissa tarpeen käyttää esimerkiksi useampaa kameraa ja useita eri laitteita, vai riittäisikö vähempi. 

2. Edistä monimuotoisuutta ja inklusiivisuutta: Tavoitteena on saada joukko erilaisia ihmisiä yhteen, joten pyri kannustamaan eri sukupuolten, taustojen, etnisten ryhmien ja kykyjen edustajia osallistumaan tapahtumaan. Tarjoa tasa-arvoiset mahdollisuudet osallistua ja vaikuttaa tapahtumaan. 

3. Pidä markkinointi eettisenä: Vältä harhaanjohtavaa markkinointia, sensaatiomainontaa tai manipuloivia viestejä. Sen sijaan keskity rehellisesti hyödylliseen ja informatiiviseen sisältöön. Eettisyys on valttia – se koukuttaa ja pitää yleisön kiinnostuneena! 

4. Pidä silmällä taloudellisia vaikutuksia ja hyödynnä kestäviä käytäntöjä: Suosi paikallisia yrityksiä ja kestävän kehityksen periaatteita noudattavia palveluntarjoajia. Vastuullisuus voi kukoistaa myös taloudellisessa kestävyydessä!  

5. Huomioi myös kumppaneidesi vastuullisuus: Varmista myös, että yhteistyökumppanisi ovat linjassa tapahtumasi arvojen ja toimintatapojen kanssa. Korosta myös näytteilleasettajiesi vastuullisuutta ja kannusta heitä toimimaan sen mukaisesti. 

6. Pidä huolta osallistujista: Osallistujien hyvinvointi on ensiarvoisen tärkeää. Tarjoa resursseja henkisen ja fyysisen hyvinvoinnin tukemiseen. Huolehdi verkkotapahtumassa, että mukaan mahtuu riittävästi taukoja ja mahdollisesti jopa taukojumpat tai aamukahvit sekä workshop ohjelma hyvinvoinnin tueksi! 

7. Ole avoin tietosuojasta: Tiedota tietosuojasta avoimesti ja seuraa vastuullisuustavoitteiden saavuttamista. Mikäli keräät jotakin henkilötietoja osallistujistasi, kerro heille, mitä tietoja heistä kerätään ja mihin tietoja käytetään. Vastaa myös osallistujiesi mahdollisiin kysymyksiin aiheesta: kommunikoi ja keskustele. 

8. Vältä viherpesua: Kerro vastuullisuustoimistasi rehellisesti, älä kerro harhaanjohtavia tai vääriä toimia. Valheellisia ympäristöväitteitä tai harhaanjohtavia kuvia ei tule käyttää vain parantaakseen osallistujien mielikuvaa tapahtumasta.  

9. Kiinnostava ja interaktiivinen sisältö: Kekseliäisyys kukoistaa interaktiivisessa sisällössä! Rakenna ohjelma erilaisista ohjelmanumeroista kuten puheenvuoroista, esityksistä, paneelikeskusteluista, Q&A-sessioista ja workshopeista. Kannusta yleisöä osallistumaan ja olemaan aktiivinen chateissa ja tarjoa osallistujille enemmän virtuaalisten verkostoitumismahdollisuuksien avulla. Osallistujat ovat avainasemassa, joten heidän aktiivinen roolinsa tekee tapahtumasta unohtumattoman! 

Miten sitten osallistujat voivat vaikuttaa vastuullisuuteen? 

Vastuullisuus ja sen edistäminen on ennen kaikkea yhteistä tekemistä, ota siis myös tapahtumasi osallistujat mukaan tapahtuman vastuullisuuden edistämiseen! Kerro osallistujillesi etukäteen, millaisia toimia vastuullisuuden eteen on tehty, ja miten osallistujat voivat kantaa oman kortensa kekoon. Tässä muutamia ideoita siihen, miten voit kannustaa osallistujia osallistumaan vastuullisuuden edistämiseen! 

1. Vähennä energiankulutusta: Sulje tarpeettomat sähkölaitteet ja valot, joita et tarvitse tapahtuman aikana. Ota käyttöön energiansäästöasetukset tietokoneessa tai muissa laitteissa. 

2. Hyödynnä kestävää teknologiaa: Valitse laitteita ja tekniikkaa, jotka ovat energiatehokkaita ja ympäristöystävällisiä. Kannattaa esimerkiksi harkita kannettavan tietokoneen käyttöä, jos se on suunniteltu energiatehokkaaksi.  

3. Osallistu aktiivisesti: Osallistu tapahtumaan aktiivisesti ja hyödynnä mahdollisuudet keskusteluun ja vuorovaikutukseen. Käytä chat-toimintoja, lähetä tapaamispyyntöjä sekä muita osallistumismahdollisuuksia, jotka tarjotaan verkkotapahtuman aikana. Näin voimme ottaa kaiken irti tapahtumasta ja jakaa ajatuksia muiden kanssa. 

4. Säädä kuvan- ja videonlaatua: Valitse tarvittaessa alhaisempi kuvan- tai videonlaatu. Pienemmällä resoluutiolla voimme säästää huomattavasti dataliikennettä ja siten vähentää internetin energiankulutusta.  

5. Digitaaliset materiaalit: Vältä turhia tulosteita ja käytä digitaalisia materiaaleja aina kun mahdollista.  

Kohti vastuullisempaa suuntaa, yhdessä

Myös me Tavatalla työskentelemme jatkuvasti kehittääksemme Tavata-alustaa eteenpäin: tavoitteenamme on entistäkin saavutettavampi, resursseja kannattavasti käyttävä, käyttäjäystävällinen ja hyödyllinen palvelu, joka on mukana viemässä tapahtumia kohti vastuullisempaa suuntaa. Tule mukaan matkallemme!