Hybridi on tämän päivän sana, niin tapahtumissa, työskentelyssä kuin autoissakin. Erilaiset ja eri tavoin toteutetut hybriditapahtumat ovat alkaneet valtaamaan alaa, ja myös tapahtuma-alustojen käyttö on alkanut keskittyä hybridipuoleen. Miten sitten tapahtuma-alustaa voidaan parhaiten hyödyntää osana hybriditapahtuman kokonaisuutta, ja millä eri tavoin työkalu hyödyttää tapahtumanjärjestäjää sekä osallistujaa?

Blogi pitää sisällään tiiviissä paketissa vinkkejä tapahtuma-alustan koko potentiaalin hyödyntämiseen ja työkalusta kaiken hyödyn irti ottamiseen.

Tapahtuma-alusta on hybriditapahtuman järjestäjän paras kaveri

Lähdetäänpä liikkeelle muutaman hybriditapahtumiin liittyvän käsityksen murtamisella. Tällä hetkellä hybriditapahtuma tuntuu aiheuttavan joillekin harmaita hiuksia ja esiintyvän eräänlaisena mörkönä: resursseja nielevänä ylimääräisenä rasitteena. Mörköä lähempää katsottaessa voidaan kuitenkin huomata, että se onkin itse asiassa mukavan pirteän näköinen kaveri, joka seisoi alkuun vain hieman huonossa valossa. Hybriditapahtuman järjestämisen ei tarvitse vaatia yhtään sen enempää resursseja, kuin kokonaan livenä tai virtuaalisesti järjestetyn tapahtuman - on täysin tapahtumanjärjestäjän määritettävissä, millainen tapahtuma järjestetään ja esimerkiksi mitä osioita tapahtumasta halutaan tuoda virtuaalisiksi ja mitä pitää paikan päällä. 

Tapahtuma-alusta on tapahtumanjärjestäjän näppärä työkalu, joka helpottaa hybriditapahtuman järjestämistä. Tapahtuma-alusta voi toimia tapahtuman kaikkien osallistujien yhteisenä kohtaamispaikkana ja auttaa tapahtumanjärjestäjää pitämään koko tapahtuma kaikkine live- ja etäosallistujineen näppärästi hallussa. Miten sitten tapahtumanjärjestäjänä hyödynnät käytössäsi olevaa tapahtuma-alustaa sekä itsellesi että tapahtumasi osallistujille parhaalla mahdollisella tavalla, ja vieläpä tehokkaasti resursseja käyttäen?

Hyödynnä koko taikina, älä vain muruja

Kun tapahtumasi käytössä on tapahtuma-alusta, on hyppysissäsi työkalu, joka tarjoaa mahdollisuuksia paljon muuhunkin, kuin ainoastaan virtuaalisten ohjelmanumeroiden esittämiseen. Kun otat tapahtuma-alustan kokonaisuudessaan käyttöön, tarjoat osallistujillesi yhteisen paikan, jossa he pääsevät kohtaamaan, keskustelemaan, vuorovaikuttamaan sekä seuraamaan koko tapahtumaa.

Aloita tuomalla kaikki tapahtuman materiaalit ja ohjeistukset alustalle: osallistuja löytää kaiken tapahtumaan liittyvän tiedon samasta paikasta eikä erillistä sähköpostin penkomista tai kikkailua eri työkalujen välillä tarvita. Tapahtuma-alustalle tuot helposti ja nopeasti esimerkiksi live- ja etäosallistujien ohjeistukset, tapahtuma-alueen kartan, ruokalistat, teknisen tuen yhteyshenkilöt ja muut tarvittavat materiaalit. Tapahtumanjärjestäjänä helpotat samalla omaa työtäsi, kun sinun ei tarvitse jakaa tapahtuman materiaaleja osallistujille eri kanavia pitkin tai useampaan kertaan.

Tuo ohjelma osallistujien saataville

 Hybriditapahtumissa ohjelmaa voi olla ja tyypillisesti   onkin sekä paikan päällä tapahtumapaikalla että etänä   verkossa. Tuo tapahtuma-alustalle koko tapahtuman ohjelmarunko ja aikataulu kaikkia ohjelmanumeroita (paikan päällä tapahtuva tai virtuaalinen), taukoja, kahvihetkiä ja lounasta myöten. Kerro ohjelmassa myös selkeästi, mitkä ohjelmanumeroista ovat saatavilla myös   verkossa etäosallistujille, vai onko kenties koko ohjelma. Kun koko ohjelman kaikki tiedot ovat kätevästi saatavilla   samassa paikassa, helpottaa tämä jälleen sekä tapahtumanjärjestäjän työtä, että osallistujan osallistumista tapahtumaan.

Psst.. ei ole olemassa myöskään kirjoitettuja sääntöjä siitä, että hybriditapahtuman kuuluisi sisältää juuri tietynlaista ohjelmaa tai virtuaaliohjelman olla vaikkapa striimattua. Myös videohuoneita tai videoneuvottelutyökaluja hyödyntämällä voit rakentaa tapahtumaasi erinomaista ja ammattimaista ohjelmaa, joka antaa tapahtumasi osallistujille paljon.

Anna osallistujiesi verkostoitua ja vuorovaikuttaa

Tapahtuma-alustan avulla tarjoat tapahtumasi osallistujille myös paikan kohdata toisiaan, löytää uusia mahdollisuuksia, verkostoitua sekä sopia tapaamisia, osallistumisen muodosta riippumatta. Tapahtumanjärjestäjänä voit mahdollistaa osallistujien verkostoitumista antamalla osallistujien päättää keskenään esimerkiksi tapaamisen muodosta: tavataanko paikan päällä kasvokkain vai kenties videoyhteydellä. Näin kaikki osallistujat voivat tavata toisiaan ja jakaa ajatuksia sekä käydä inspiroivia keskusteluja.

Tapahtuma-alusta mahdollistaa myös yleisen keskustelun sekä ohjelmanumeroihin liittyvien kysymysten ja kommenttien lähettämisen esimerkiksi chattien kautta. Hyödynnä siis tapahtuma-alustaa live- ja etäosallistujien yhteiseen avoimeen keskusteluun.

Tarjoa tapahtumasi kumppaneille lisänäkyvyyttä

Onko tapahtumassasi mukana yhteistyökumppaneita, näytteilleasettajia tai sponsoreita? Tapahtuma-alustalla voit esitellä kätevästi myös tapahtumasi kumppanit omilla esittelypaikoillaan ja voit näin tarjota myös heille lisähyötyä tapahtuma-alustasta. Osallistujat pääsevät alustalla tutustumaan kumppaniorganisaatioihin sekä heidän tarjoamaansa, ja olemaan yhteydessä mahdollisiin tapahtumassa mukana oleviin yhteyshenkilöihin!

Älä unohda viestintää!

Kun kyseessä on hybriditapahtuma, muista myös viestiä siitä ja sen tarjoamista mahdollisuuksista selkeästi. Tapahtuma-alustaa kasatessasi tuo myös alustalle selkeästi esille, mitkä materiaaleista ja ohjeistuksista on tarkoitettu live- ja etäosallistujille tai kaikille yhteisesti. Tapahtuma-alustan avulla voit myös viestiä tapahtumasi osallistujille ryhmittäin, esimerkiksi ainoastaan liveosallistujille tai etäosallistujille, tai puolestaan suunnata viestisi kaikille. Älä unohda kumpaakaan osallistujaryhmää ja pyri keskittymään siihen, että viestintä on tasapuolista kaikille. Osallistuja haluaa kokea, että juuri hän on tärkeä osallistuja, ja että hänellä on tapahtumassa mahdollisuuksia tehdä asioita.  

Anna osallistujien hyötyä tapahtumastasi pitkään

Tapahtuma-alustaa voit hyödyntää myös ennen ja jälkeen tapahtuman – ennen tapahtumaa päästä osallistujat tutustumaan alustaan ja tulevaan tapahtumaan, mahdollista esimerkiksi tapaamisten sopiminen vaikkapa viikoksi vielä tapahtuman jälkeen, tuo mahdolliset tallenteet ohjelmasta sekä esim. valokuvat tapahtumasta alustalle osallistujien helposti saataville – muista tiedottaa myös tästä mahdollisuudesta osallistujille. Näin annat osallistujiesi hyötyä tapahtumastasi pitkään!

Tavata-alusta tarjoaa tapahtumaasi kaiken tämän. Tavatan avulla tarjoat osallistujillesi pääsyn koko tapahtuman sisältöihin sekä mahdollistat verkostoitumisen ja kohtaamiset samalla alustalla. 

Haluatko kuulla lisää? Varaa demo, niin tehdään yhdessä tapahtumastanne menestys!