Tapahtuma-alusta osana onnistunutta hybriditapahtumaa
Hybridi on tämän päivän sana, niin tapahtumissa, työskentelyssä kuin autoissakin. Erilaiset ja eri tavoin toteutetut hybriditapahtumat ovat alkaneet valtaamaan alaa, ja myös tapahtuma-alustojen käyttö on alkanut keskittyä hybridipuoleen. Miten sitten tapahtuma-alustaa voidaan parhaiten hyödyntää osana hybriditapahtuman kokonaisuutta, ja millä eri tavoin työkalu hyödyttää tapahtumanjärjestäjää sekä osallistujaa?
Blogi pitää sisällään tiiviissä paketissa vinkkejä tapahtuma-alustan koko potentiaalin hyödyntämiseen ja työkalusta kaiken hyödyn irti ottamiseen.
Tapahtuma-alusta on hybriditapahtuman järjestäjän paras kaveri
Lähdetäänpä liikkeelle muutaman hybriditapahtumiin liittyvän käsityksen murtamisella. Tällä hetkellä hybriditapahtuma tuntuu aiheuttavan joillekin harmaita hiuksia ja esiintyvän eräänlaisena mörkönä: resursseja nielevänä ylimääräisenä rasitteena. Mörköä lähempää katsottaessa voidaan kuitenkin huomata, että se onkin itse asiassa mukavan pirteän näköinen kaveri, joka seisoi alkuun vain hieman huonossa valossa. Hybriditapahtuman järjestämisen ei tarvitse vaatia yhtään sen enempää resursseja, kuin kokonaan livenä tai virtuaalisesti järjestetyn tapahtuman - on täysin tapahtumanjärjestäjän määritettävissä, millainen tapahtuma järjestetään ja esimerkiksi mitä osioita tapahtumasta halutaan tuoda virtuaalisiksi ja mitä pitää paikan päällä.
Tapahtuma-alusta on tapahtumanjärjestäjän näppärä työkalu, joka helpotta
Hyödynnä koko taikina, älä vain muruja
Kun tapahtumasi käytössä on tapahtuma-alusta, on hyppysissäsi työkalu, joka tarjoaa mahdollisuuksia paljon muuhunkin, kuin ainoastaan virtuaalisten ohjelmanumeroiden esittämiseen. Kun otat tapahtuma-alustan kokonaisuudessaan käyttöön, tarjoat osallistujillesi yhteisen paikan, jossa he pääsevät kohtaamaan, keskustelemaan, vuorovaikuttamaan sekä seuraamaan koko tapahtumaa.
Aloita tuomalla kaikki tapahtuman materiaalit ja ohjeistukset alustalle: osallistuja löytää kaiken tapahtumaan liittyvän tiedon samasta paikasta eikä erillistä sähköpostin penkomista tai kikkailua eri työkalujen välillä tarvita. Tapahtuma-alustalle tuot helposti ja nopeasti esimerkiksi live- ja etäosallistujien ohjeistukset, tapahtuma-alueen kartan, ruokalistat, teknisen tuen yhteyshenkilöt ja muut tarvittavat materiaalit. Tapahtumanjärjestäjänä helpotat samalla omaa työtäsi, kun sinun ei tarvitse jakaa tapahtuman materiaaleja osallistujille eri kanavia pitkin tai useampaan kertaan.
Tuo ohjelma osallistujien saataville
Psst.. ei ole olemassa myöskään kirjoitettuja sääntöjä siitä, että hybriditapahtuman kuuluisi sisältää juuri tietynlaista ohjelmaa tai virtuaaliohjelman olla vaikkapa striimattua. Myös videohuoneita tai videoneuvottelutyökaluja hyödyntämällä voit rakentaa tapahtumaasi erinomaista ja ammattimaista ohjelmaa, joka antaa tapahtumasi osallistujille paljon.
Anna osallistujiesi verkostoitua ja vuorovaikuttaa
Tapahtuma-alustan
Tapahtuma-alusta mahdollistaa myös yleisen keskustelun sekä ohjelmanumeroihin liittyvien kysymysten ja kommenttien lähettämisen esimerkiksi chattien kautta. Hyödynnä siis tapahtuma-alustaa live- ja etäosallistujien yhteiseen avoimeen keskusteluun.
Tarjoa tapahtumasi kumppaneille lisänäkyvyyttä
Onko tapahtumassasi mukana yhteistyökumppaneita, näytteilleasettajia tai sponsoreita? Tapahtuma-alustalla voit esitellä kätevästi myös tapahtumasi kumppanit omilla esittelypaikoillaan ja voit näin tarjota myös heille lisähyötyä tapahtuma-alustasta. Osallistujat pääsevät alustalla tutustumaan kumppaniorganisaatioihin sekä heidän tarjoamaansa, ja olemaan yhteydessä mahdollisiin tapahtumassa mukana oleviin yhteyshenkilöihin!
Älä unohda viestintää!
Anna osallistujien hyötyä tapahtumastasi pitkään
Tapahtuma-alustaa voit hyödyntää myös ennen ja jälkeen tapahtuman – ennen tapahtumaa päästä osallistujat tutustumaan alustaan ja tulevaan tapahtumaan, mahdollista esimerkiksi tapaamisten sopiminen vaikkapa viikoksi vielä tapahtuman jälkeen, tuo mahdolliset tallenteet ohjelmasta sekä esim. valokuvat tapahtumasta alustalle osallistujien helposti saataville – muista tiedottaa myös tästä mahdollisuudesta osallistujille. Näin annat osallistujiesi hyötyä tapahtumastasi pitkään!