Muuttunut maailmantilanne koronapandemian vuoksi patisti myös Tavatan sopeutumaan ja uudistumaan. Kuluneen vuoden aikana olemme kehittäneet Tavata-työkalua hurjasti eteenpäin, mutta koronarajoitusten alkamisen aikoihin tilanne ei kuitenkaan ollut helppo heti alkuun. Alkukankeuden jälkeen onnistuimme kuitenkin kääntämään tilanteen eduksemme.

Miten koronapandemia alkoi Tavatalla? Mitä kulunut vuosi on tuonut tullessaan yritykselle? Miten olemme vuoden aikana kehittäneet Tavataa? COB Jari Puranen summaa Tavatan kulunutta vuotta ja pohtii tulevaisuuden kuvia.

Lupaavalta näyttänyt kevät tyhjeni tapahtumien peruuntuessa

Palataanpa reilu vuosi ajassa taaksepäin. Vuoden 2019 loppupuolella ja 2020 alussa, kun Tavata toimi vielä pääasiassa verkostoitumispalveluna livetapahtumiin, uusia asiakkuuksia sekä tilauksia keväälle 2020 oli saatu jo hyvin ja koko kevät näytti lupaavalta. Kuitenkin maaliskuussa koronatilanteen pahentuessa ja laajempien rajoitusten alkaessa kaikki tulevat tapahtumat ja tilaukset jouduttiin perumaan ja lupaavalta näyttänyt kevät tyhjentyikin äkillisesti.

”Siinä vaiheessa jouduimme pikaisesti miettimään, että mitäs nyt tehdään”, kertoo Jari.

Totesimme, että muuttunut tilanne vaati mukautumista ja uusien toimintojen kehittämistä, niinpä ratkaisuksi löytyi virtuaalisten tapaamisten ja tapahtumien tuominen Tavata-alustalle. Loppukevät ja kesä 2020 olivatkin ahkeraa kehittämisen aikaa.

Kesälomien jälkeen yhä useampi tapahtumanjärjestäjä alkoi herätä siihen, etteivät koronarajoitukset ole päättymässä hetkeen, ja virtuaalitapahtumien suunnittelu sekä järjestäminen alkoi. Uusien ominaisuuksiemme myötä olimme valmiita vastaamaan tähän uuteen tapahtuma-alan tarpeeseen, ja virtuaalitapahtuma-alustojen kysyntä nousikin hurjasti, jolloin myös meidän tilanteemme parani jälleen.

Korona vauhditti virtuaalisten toimintojen kehittämistä

Koronapandemian myötä laajensimme Tavata-palvelumme kokonaisvaltaiseksi tapahtuma-alustaksi virtuaali- ja hybriditapahtumiin. Livetapahtumien verkostoitumispalvelun lisäksi Tavata tarjoaa nyt monipuolista ja helppokäyttöistä tapahtuma-alustaa, johon koko tapahtuma saadaan kätevästi tuotua.

Tavata-työkalua päivittäessämme toimme alustalle muun muassa virtuaalisen ohjelman esittämisen mahdollisuudet, kahdenkeskiset sekä ryhmittäin pidettävät virtuaaliset tapaamiset, virtuaaliset tiimityötilat/videohuoneet sekä kumppanien, näytteilleasettajien ja tapahtuman esiintyjien virtuaaliset esittelypaikat.

Jari mukaan virtuaali- ja hybriditapahtumien lisääntymiseen sekä virtuaalisten kohtaamisten yleistymiseen olisi ilman koronapandemiaa mennyt useita vuosia, todennäköisesti jopa kymmenen vuotta. Koronan myötä tähän päästiin puolessa vuodessa. Muutos näkyy niin meidän toiminnassamme, kuin koko tapahtuma-alalla ja muun muassa B2B-puolellakin.

”Pandemian myötä jokaisen on pitänyt totutella digitaalisiin kohtaamisiin, joita myös Tavata mahdollistaa. Etäpalaveritkaan eivät ole enää poikkeus, vaan sääntö”, Jari jatkaa.

Virtuaalisia asiakasonnistumisia

Virtuaalisuus ja virtuaalisten tapahtumien järjestäminen on ollut kaikille uutta. Alkusyksystä 2020 tapahtumiin lähdettiin alkuun hieman varautuneesti ja ensisijaisesti kokeilumielessä. Virtuaalitapahtumien mahdollisuudet alkoivat kuitenkin nopeasti aueta ja huomattiin, että myös virtuaalisesti on mahdollista järjestää erittäin onnistuneita tapahtumia.

Kuluneen vuoden aikana Tavatan avulla järjestetyistä tapahtumista erityisen suosittuja ovat olleet virtuaaliset rekrytointitapahtumat ja matkailualan ostajien sekä myyjien kohtauttamiseen liittyvät tapahtumat. Näistä tapahtumista löytyy myös useita onnistumisia; esimerkiksi virtuaalisissa rekrytointitapahtumissa on ollut jopa tuhat osallistujaa ja tapahtumista löydettyjen kontaktien avulla on rekrytoitu uusia työntekijöitä. Myös Tavatalla keväällä 2021 aloittaneet työntekijät löydettiin virtuaalisten rekrytointitapahtumien kautta.​​​​​​

Tulevaisuuden tapahtumat avaavat oven koko maailmaan

”Uskon vahvasti ja toivon, että tapahtuma-alalla pääpaino tulee tulevaisuudessa olemaan hybriditapahtumissa”, Jari summaa.

Hybriditapahtumien suuri vahvuus on Jarin mukaan riippumattomuus paikasta. Hybridimuoto mahdollistaa suuremman kävijämäärän osallistumisen tapahtumaan, sillä kävijät voivat osallistua joko livenä paikan päällä tai haluamastaan sijainnista etänä. Virtuaalisuus tapahtumissa poistaa välimatkojen tuomat rajoitukset ja avaa maailmaa. Tapahtumiin on mahdollista saada myös esimerkiksi kovempitasoisia puhujia ympäri maailmaa, sillä puhujien ei tarvitse matkustaa paikan päälle ja käyttää kokonaista päivää yhdessä tapahtumassa esiintymiseen – puhujilta on tällöin saatavilla enemmän aikaa.

Virtuaali-, hybridi- tai livetapahtuma – Tavata vastaa kaikkiin tarpeisiin. Tavatan tulevaisuus näyttäytyy Jarin silmissä vahvalta ja nousujohtoiselta. Mihin sitten koko maailman ja tapahtuma-alan tilanne muuttuukaan, me Tavatalla olemme valmiita mukautumaan tilanteeseen kuin tilanteeseen.