Oletko joskus pohtinut, miten voit nostaa tapahtumiesi laatua ja vaikuttavuutta uudelle tasolle? Siinä tapauksessa olet saapunut oikeaan paikkaan. Tässä blogikirjoituksessa nimittäin sukellamme statistiikan syövereihin ja avaamme tarkemmin, miten statistiikka toimii avaimena tapahtumiesi kehittämiseen ja menestymiseen.

6 vinkkiä statistiikan hyödyntämiseen

Olipa sitten kyseessä yritystilaisuus, konferenssi, webinaari tai mikä tahansa muu tapahtuma, statistiikka ja muun muassa osallistujien palautteet tarjoavat arvokasta tietoa, joka auttaa sinua arvioimaan menneen tapahtumasi onnistumista sekä suunnittelemaan tulevia tapahtumiasi. Miten sitten tapahtuma-alustan statistiikkaa voidaan tulkita oikein ja saada siitä irti kaikki mahdollinen hyöty?

Jotta saat kaiken irti tapahtumasi statistiikasta, sinun tulee ymmärtää, miten tulkitset dataa oikein - ota haltuun kokoamamme vinkit!
 

1. Määritä selkeät tavoitteet

Aseta tapahtumallesi selkeät, realistiset ja mitattavat tavoitteet jo ennen itse tapahtumaa. Tavoitteiden asettaminen antaa suunnan ja mittapuun tapahtumallesi sekä auttaa suunnittelemaan tarvittavat toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi.  Kun tavoitteet on määritelty etukäteen, on sinun helppo myös seurata niiden toteutumista statistiikan avulla. 

2. Keskity oleelliseen

Analysoi dataa ja kiinnitä huomiota keskeisiin mittareihin, jotka liittyvät suoraan asettamiisi tavoitteisiin. Ylikuormittuminen turhalla tiedolla voi hämärtää tärkeät havainnot, joten muista keskittyä olennaiseen.

3. Vertaa ja luo yhteyksiä

Vertaa tapahtumasi tuloksia aikaisemmin toteuttamiisi tapahtumiin. Vertailu auttaa sinua tunnistamaan trendejä ja poimimaan arvokkaita opetuksia, jotka voivat vaikuttaa tuleviin päätöksiisi.

4. Tunnista vahvuudet ja kehityskohteet

Hyödynnä tilastotiedon tulkintaa tunnistaaksesi tapahtuman vahvuudet ja kehityskohteet. Missä onnistuimme? Mitkä tavoitteista saavutimme? Entä mitä tavoitteita jäi saavuttamatta? Mitkä asiat olisivat voineet sujua paremminkin? 

5. Tee päätöksiä perustuen dataan

Älä unohda, että statistiikka tarjoaa paljon tietoa, jota voit hyödyntää tulevaisuuden päätöksenteossa. Ole valmis tekemään rohkeitakin muutoksia tapahtumiisi ja muuttamaan totuttuja käytänteitä, jos data osoittaa selkeästi johonkin uuteen suuntaan.

6. Jatkuva oppiminen

Statistiikan tutkinta, niistä oppiminen ja uuden rakentaminen on jatkuva prosessi. Ole avoin uusille oivalluksille ja jatka oppimista jokaisen tapahtuman jälkeen. Jokainen kokemus tuo mukanaan uutta tietoa, jota voit hyödyntää seuraavassa tapahtumassasi.

Käytännön esimerkki statistiikan tulkinnasta

Jos toteutit esimerkiksi rekrytointitapahtuman, jonka toteutusmuoto oli hybridi, ja tapahtumasi tavoite oli vaikkapa tuoda yhteen työnhakijat ja työnantajat sekä tarjota työnhakijoille arvokasta sisältöä työnhakua ja omaa urapolkua ajatellen, kiinnitä huomiosi tapahtuman arvioinnissa esimerkiksi seuraaviin asioihin:
 

Verkostoitumisen valinnat tapahtuma-alustalla

•  Mitä tai millaista työtä tapahtuman osallistujat ovat ilmoittaneet olevansa hakemassa tapahtumasta? Mitkä ovat suosituimpia näistä valinnoista?
• Jos esimerkiksi 300 osallistujan joukosta 200 on etsimässä opiskelupaikkaa, voit pohtia, olisiko kannattavaa toteuttaa seuraavaksi tapahtuma, joka keskittyy alueesi opintotarjonnan esittelyyn ja itselle sopivan opiskelualan löytämiseen.
  
  
   

Työnantajan ja työnhakijan välinen vuorovaikutus

• Kuinka monta ehdotettua tapaamista tapahtumassa oli ja kuinka monta näistä oikeasti toteutui? Entä kuinka monta tapaamisista oli työnhakijan ehdottamia? Kuinka paljon tapahtuman osallistujat viestittelivät keskenään? Milloin viestittely oli aktiivisinta?
• Jos vuorovaikutus ja tapaamiset jäivät vähäisiksi, on syytä pohtia, mitkä tekijät vaikuttivat osallistujien passiivisuuteen. Tulevissa tapahtumissasi voit puolestaan pohtia, miten osallistujia saataisiin aktivoitua paremmin, ja mitä sellaista matalan kynnyksen ohjelmaa osallistujille voitaisiin järjestää, jossa työnantajan ja työnhakijan olisi helppo kohdata?
   

 Näytteilleasettajaständien vierailukerrat

• Tämä tieto kertoo paljon tapahtuman osallistujien aktiivisuudesta, kiinnostuksen kohteista, mielenkiintoisimmista työnantajista sekä ständien rakentamisen onnistumisesta.
   

Ohjelman katsojamäärä ja eri ohjelmanumeroiden katselukerrat

• Mitä ohjelmanumeroa katseltiin eniten? Huomaatko eroja esimerkiksi esiintymisajoissa – olisiko tapahtuman aikataulutusta syytä pohtia uudelleen? Lähtikö osallistujia kesken esityksen? Miten esiintyjät suoriutuivat, ja minkä verran heillä oli vuorovaikutusta yleisön kanssa?

Millaisia chat-viestejä tapahtuman yleisiin chatteihin tai esimerkiksi ohjelman chat-viestiseinälle kirjoitettiin?

• Voit esimerkiksi ottaa chateista kopiot itsellesi, ja käydä viestit tarkemmin läpi. Onko viesteissä jotakin, mikä korostuu? Millaisia kysymyksiä chateissa kysytään?

Muista lähettää tapahtuman jälkeen kaikille osallistujille palautekysely, jossa kysyt muun muassa siitä, mikä toimi hyvin ja mikä kaipaa parannusta. Analysoi saamiasi arvioita, kommentteja ja ehdotuksia, jotta voit vieläkin paremmin tunnistaa vahvuudet ja heikkoudet tapahtumassasi.

Apua datan tulkintaan

Kaiken kaikkiaan menneistä tapahtumista kannattaa ottaa opiksi ja hyödyntää saatuja tietoja ja palautetta tulevien tapahtumien suunnittelussa. Näin voit tehdä tarvittavat muutokset ja parannukset varmistaaksesi, että tulevat tapahtumat ovat entistä onnistuneempia ja osallistujille merkityksellisiä.

Tavata-alustalta saat monipuolista dataa tapahtumastasi, ja tiimimme on apunasi saatujen tietojen läpikäynnissä ja analysoinnissa!

Ota meihin yhteyttä, niin tehdään yhdessä tapahtumastanne menestys!